En México, una parte considerable de las flotas aún no cuenta con tecnología avanzada para la administración de vehículos, aunque el número exacto varía según la región y el sector. Se estima que las pequeñas y medianas empresas enfrentan mayores dificultades para adoptar estas soluciones.
La implementación de herramientas tecnológicas especializadas para flotas, ha logrado migrar a estas empresas a un modelo proactivo que redefine las operaciones logísticas.
Ante una administración manual, los registros de vehículos, mantenimiento, consumo de combustible y rutas, se llevan en papel, lo que dificulta un control eficiente y preciso. La información es limitada y, por lo general, las empresas reaccionan ante problemas una vez que ya han ocurrido. La falta de visibilidad en tiempo real complica la planificación estratégica y aumenta los costos operativos.
Algunas de las empresas de logística y flotas, han tratado de avanzar poco a poco, usando computadoras personales y bases de datos básicas, hecho que permite la creación de inventarios y la programación de mantenimientos de las unidades, sin embargo, estas empresas se enfrentan a una gran limitante, que es la falta de conectividad que condiciona su funcionalidad.
En cuestión de la implementación de herramientas durante ruta, algunas empresas continúan ocupando sistemas rudimentarios de rastreo por radiofrecuencia y comunicándose a través de radios, que suelen perder la señal fácilmente o quedarse sin batería, lo que se convierte en un gran problema para alertar y recibir auxilio ante un incidente.
Otras flotas van avanzando hacia la era digital mediante la incorporación de sistemas de Posicionamiento Global (GPS), hecho que permite una localización en tiempo real presentando un avance en la optimización de la ruta y en la reducción de costos operativos.
Existe otro grupo de flotas que a la par de la incorporación de GPS, han sumado sistemas de telemática, los cuales arrojan datos sobre el rendimiento del vehículo, tales como el consumo de combustible, estado del motor y comportamientos de conducción. Se puede decir que estas empresas ya pueden ver un mayor control y proactividad en sus operaciones.
El siguiente nivel en el uso de tecnología y que ha mejorado la conectividad, es la “nube” que permite a las empresas integrar diversas tecnologías en plataformas centralizadas de gestión, donde se puede acceder a información en tiempo real de cualquier lugar optimizando la toma de decisiones.
Para este nivel, algunas empresas han incorporado sistemas de telemetría y sistemas avanzados de monitoreo que contemplan cámaras a bordo; sensores y el uso de herramientas con Inteligencia Artificial (IA), que permite el análisis de grandes volúmenes de datos (Big Data). Estas tecnologías son un gran aliado en la administración de las unidades, al predecir fallas mecánicas, optimizar rutas basándose en patrones históricos y mejorar la seguridad mediante el análisis de comportamiento del conductor.
En este último punto se potencializan las ventajas de la tecnología con la programación de los sistemas de asistencia al conductor (ADAS), los cuales han mostrado resultados positivos en la reducción de accidentes y en la automatización de tareas administrativas, agilizando los procesos operativos.
Las compañías que han dado el salto a una administración digital y proactiva, han visto otro tipo de ventajas, tales como la reducción en su huella ambiental, el aumento de su sostenibilidad, donde la gestión por medio de datos en tiempo real y la suma de soluciones de las herramientas antes mencionadas, logran una operación más rentable y segura.
No obstante, los avances tecnológicos están presentando herramientas emergentes como lo son los vehículos autónomos, blockchain y el Internet de la Cosas (loT), las cuales desempeñarán un papel clave en la evolución de las flotas, debido a que prometen una mayor transparencia, una logística más eficiente y operaciones completamente automatizadas, hecho que sin duda marcará una nueva era para la administración de flotas.
En datos duros, este salto de la administración manual a la digital de las operaciones, conlleva varios beneficios, por ejemplo, la optimización de rutas y el monitoreo del comportamiento de los conductores, reducen el consumo de combustible hasta en un 25% impactando directamente en los costos operativos.
Mientras que la implementación de mantenimiento predictivo basado en datos en tiempo real, las flotas reducen sus tiempos de inactividad, previniendo fallas mayores y maximizando la disponibilidad de los vehículos. Lo cual se traduce en un incremento de hasta el 28% en la eficiencia operativa general, así como, un mejor cumplimiento de los tiempos de entrega y una mayor productividad.
En términos de seguridad, los sistemas de monitoreo registran una reducción de incidentes de tránsito hasta en un 33% gracias al análisis constante de patrones de manejo, alertas en tiempo real y programas de capacitación que mejoran los hábitos de conducción.
A su vez, estas tecnologías apoyan al cumplimiento normativo, especialmente en materia de sostenibilidad, con una reducción estimada de hasta el 17% en emisiones de carbono.
Adicionalmente, el uso de software especializado ha simplificado tareas administrativas como la generación de reportes y la gestión de facturas; minimizando los errores humanos, ahorrando tiempo y recursos que pueden dirigirse a mejorar otros aspectos de la operación.
En suma la adopción de soluciones tecnológicas ha permitido a las empresas optimizar procesos críticos, logrando mejoras significativas en costos, eficiencia y seguridad.
Si estás pensando en dar el salto y potenciar los alcances de tu flota con el uso de tecnología, es necesario que tomes en cuenta los siguientes factores antes de iniciar, debido a que si no estás bien asesorado podría convertirse esta inversión en un gasto:
Objetivos claros y medibles
- Aspecto a evaluar: Definir qué se busca con la digitalización, como mejorar la eficiencia de rutas, reducir costos operativos, aumentar la seguridad o minimizar el tiempo de inactividad de los vehículos.
Implementar soluciones tecnológicas sin un propósito claro puede llevar a gastos en sistemas que no satisfacen necesidades específicas de la empresa.
Estado actual de la flota
- Aspecto a evaluar: Realizar un diagnóstico de la flota para entender sus condiciones, antigüedad y compatibilidad con tecnología avanzada.
Si los vehículos son obsoletos o no son compatibles con los sistemas modernos, la inversión en tecnología será sub-utilizada.
Capacitación del personal
- Aspecto a evaluar: Determinar si el personal administrativo y operativo está capacitado para usar herramientas digitales como software de gestión, GPS avanzado o telemetría.
Sin capacitación, los sistemas no se usarán correctamente, generando frustración, errores y desperdicio de recursos. En este punto se aconseja evaluar la posibilidad de contratar una empresa especializada que cuente con la tecnología y el personal capacitado, tal como Iquo Digital.
Costos de implementación y mantenimiento
- Aspecto a evaluar: Analizar no solo el costo inicial, sino también los gastos asociados al mantenimiento de los sistemas, actualizaciones y soporte técnico.
Subestimar los costos recurrentes puede afectar el presupuesto de la empresa y limitar otras áreas operativas.
Escalabilidad de las soluciones
- Aspecto a evaluar: Evaluar si las herramientas tecnológicas pueden crecer junto con la empresa en términos de número de vehículos y funcionalidades.
Adoptar sistemas rígidos que no puedan adaptarse a un aumento de la flota generará más costos en reemplazos futuros.
Conexión con procesos internos
- Aspecto a evaluar: Asegurarse de que la tecnología pueda integrarse con los sistemas existentes de la empresa, como contabilidad o logística.
La falta de integración provoca ineficiencias operativas y trabajo duplicado.
Soporte técnico y servicio al cliente
- Aspecto a evaluar: Elegir un proveedor confiable que ofrezca soporte técnico robusto, capacitación y atención al cliente.
Una mala atención post-venta puede resultar en sistemas inutilizables y mayores costos operativos.
Seguridad de la información
- Aspecto a evaluar: Verificar que las soluciones tecnológicas cumplan con estándares de ciberseguridad para proteger datos sensibles de la empresa y la flota.
La exposición de datos puede llevar a fraudes, robos y pérdidas económicas.
No tomar en cuenta estos puntos puede derivar en una inversión ineficaz, donde la tecnología implementada no aporta valor real a las operaciones. Esto puede traducirse en:
- Incremento de costos sin beneficios tangibles.
- Desmotivación del personal por herramientas complicadas o inútiles.
- Percepción negativa de la tecnología dentro de la empresa.
- Pérdida de competitividad en el mercado debido a la falta de optimización.
Planificar cuidadosamente estos aspectos te permitirá maximizar los beneficios de la digitalización de flotas y garantizar un retorno de inversión positivo.
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